Skip to main content

RefWorks: Organizar y gestionar referencias

¿Necesitas ayuda con RefWorks?

¿Tienes alguna pregunta respecto a RefWorks o necesitas algún tipo de apoyo técnico?

Ponte en contacto con la Biblioteca:

Contacta con el equipo de soporte de RefWorks:

Apúntate a las sesiones de formación de la Biblioteca:

Organizar y gestionar referencias

La organización de las referencias en RefWorks se realiza mediante carpetas. El método para crear una carpeta es el siguiente:

  • Seleccionar las referencias que queramos agrupar
  • Clicar en el icono de la carpeta, en la barra de herramientas que está sobre las referencias
  • Seleccionar + Crear y, posteriormente, darle un nombre a la carpeta

Para incorporar una referencia a una carpeta existente se puede seguir los pasos explicados en el apartado anterior, pero, en vez de crear carpeta, seleccionar una de las existentes o seleccionar la referencia y arrastrarla con el puntero del ratón hacia la carpeta deseada:

 

Para eliminar una carpeta, tan sólo hay que seleccionarla y después clicar sobre los tres puntos situados en la parte derecha. En ese momento, se abre un menú contextual que nos permite renombrar, eliminar o compartir la carpeta o crear una subcarpeta.

 

¡Importante! La eliminación de carpetas no afecta a las referencias almacenadas en nuestra cuenta. Si eliminamos una carpeta, las referencias que estaban dentro quedan sin asignar a ninguna otra en la carpeta Todos los documentos.

 

Las referencias se importan tal y como las Bases de Datos las almacenan. Antes de elaborar una bibliografía, hay que comprobarlas para corregir los posibles errores (p. ej. títulos en mayúsculas, indicaciones sobre el idioma, etc.).

Para editar referencias individualmente en RefWorks, hay que:

  • Seleccionar la referencia que queramos editar
  • Clicar en el icono del lápiz, en la esquina superior derecha

A continuación, RefWorks muestra todos los campos de la referencia para que se puedan modificar. Una vez hayamos realizado los cambios oportunos, hay que clicar en "Guardar":

Para editar referencias de manera global en RefWorks, hay que:

  • Clicar en "Edición global"
  • Seleccionar los campos que queremos añadir, sustituir o borrar
  • Una vez hayamos realizado los cambios oportunos, hay que clicar en "Guardar"

RefWorks permite añadir más de un archivo adjunto a cada referencia.

Para ello, tenemos que editar la referencia y clicar sobre "Añadir un adjunto". Esta opción permite que el usuario busque los archivos en su ordenador. Una vez seleccionados y añadidos, para guardar los cambios de la edición, hay que clicar sobre "Guardar".

Si una referencia contiene archivos adjuntos, debajo del título aparece el icono de un documento y, a la derecha, un carrusel con la vista previa de los archivos. RefWorks permite la vista previa de los siguientes formatos: Word, Excel, Power Point, PDF y open office.

Para eliminar una referencia o una carpeta, tan sólo hay que seleccionarla y clicar en el icono de la papelera:

       

La eliminación de carpetas no afecta a las referencias almacenadas en nuestra cuenta. Si eliminamos una carpeta, las referencias que estaban dentro quedan sin asignar a ninguna otra y se almacenan en la carpeta Todos los documentos.

En el caso de la eliminación de referencias individuales, las referencias eliminadas se almacenan en la carpeta Eliminado.

Una vez en la carpeta Eliminado, es posible eliminar todos los documentos en una sola acción (Vaciar papelera) o borrarlos individualmente (Eliminar selección). Esta acción es irreversible.

Si queremos recuperar alguno de estos documentos, tan sólo hay que seleccionarlo y arrastrarlo hacia una de las carpetas del menú lateral izquierdo o utilizar el icono correspondiente:

 

Para buscar referencias en nuestra Base de Datos hay que clicar sobre el icono de la lupa, localizado sobre el listado de referencias:

La búsqueda tiene las siguientes características:

  • Se efectúa dentro los campos de la referencia y dentro de los archivos adjuntos​
  • Permite truncar términos de búsqueda mediande asteriscos (*)
  • Permite combinar diferentes términos de búsqueda mediante operadores booleanos

La búsqueda avanzada permite:

  • Seleccionar en qué carpetas queremos hacer la búsqueda
  • Seleccionar en qué campos queremos hacer la búsqueda
  • Combinar diferentes criterios de búsqueda mediante operadores booleanos

RefWorks permite buscar duplicados para depurar la Base de Datos. Para ello, hay que:

  • Clicar en el icono  situado en la barra de herramientas sobre el listado de referencias
  • Seleccionar la opción Encontrar duplicados. Esta operación puede realizarse en toda la Base de Datos o en cada una de las carpetas

Si RefWorks localiza duplicados, proporciona una lista preseleccionando uno de ellos para facilitar su localización. Para borrarlos, hay que clicar en Eliminar selección y finalmente en Listo.

¡Importante! Para depurar los duplicados, RefWorks compara los campos de cada una de las referencias mediante un proceso automático. Para evitar errores, asegúrate una a una de que las referencias efectivamente están repetidas.

Es posible asignar etiquetas a una referencia determinada o a un grupo de referencias. Para ello, es necesario seleccionar las referencias que queramos etiquetar y pinchar en el icono de la etiqueta:

El listado completo se despliega desde el menú de la izquierda, clicando sobre Etiquetas. Encima del listado de descriptores tenemos un campo de búsqueda que nos permite realizar una búsqueda rápida en este apartado:

Mediante este complemento podemos vincular nuestra cuenta de RefWorks con una cuenta en Dropbox, lo que nos permite guardar todos los documentos que hemos incorporado a RefWorks en nuestra cuenta de Dropbox de manera sincronizada y acceder a ellos sin necesidad de estar conectados a Internet.

Para conectar ambas cuentas, hay que:

  • Dirigirse a Configuración, en el menú de usuario
  • Conectar ambas cuentas en la sección Dropbox

RefWorks permite cambiar el tipo de visualización de las referencias.

Desde la parte inferior derecha de cualquier listado de referencias, podemos elegir entre 3 maneras de ver las referencias:

  • Vista normal
  • Vista completa
  • Visualización de citas

Vista normal

Es el tipo de visualización que sale por defecto

Vista completa

Vista completa del registro

Visualización de citas

Visualización de los registros según el estilo bibliográfico seleccionado

Loading