Biblioguías Deusto LibGidak: RefWorks: Compartir y colaborar

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Cómo compartir carpetas en RefWorks

RefWorks permite compartir carpetas para que varios usuarios puedan, de manera simultánea, consultarlas o añadir notas a los documentos adjuntos.Tiene dos niveles de acceso:

Institucional: se comparte con toda la comunidad universitaria
Privado: se comparte con aquellos usuarios que nosotros autoricemos, utilizando para ello su correo-e (requiere tener una cuenta en RefWorks)

¡IMPORTANTE!: Únicamente se pueden compartir carpetas, no documentos individuales.

Las carpetas compartidas se localizan en las siguientes secciones:

En la carpeta Compartiendo aparecen las carpetas que otros usuarios han compartido con nosotros:

En el apartado Mis carpetas se almacenan las carpetas que nosotros hemos creado. Las compartidas tienen un icono junto al nombre de la carpeta que nos permite identificarlas fácilmente:

Si situamos el puntero del ratón sobre cualquiera de las carpetas compartidas, obtendremos la información del creador y las personas que tienen acceso:

El procedimiento para compartir una carpeta con otro usuario es el siguiente:

En el menú contextual superior, seleccionar Compartir carpeta:

También es posible clicar sobre la carpeta en la que se encuentra el documento que queremos compartir y seleccionar Compartir carpeta, o bien seleccionar en el menú principal Compartiendo > Compartir una carpeta:

Elegir el nivel de acceso: institucional o privado
Introducir el correo electrónico de la persona con la que queremos compartir la carpeta (y que obligatoriamente tiene que tener una cuenta en RefWorks)
Definir los permisos
Finalmente, la persona invitada recibirá un correo que deberá aceptar para poder empezar a trabajar de forma conjunta

La Universidad de Deusto dispone de un espacio en RefWorks donde todos sus usuarios pueden compartir carpetas de manera pública. El procedimiento para compartir carpetas es el siguiente:

Seleccionar la carpeta donde se encuentra el documento que queremos compartir
Seleccionar Compartir carpeta en el menú contextual
Elegir la opción Cualquiera dentro de su organización puede unirse a esta carpeta

Para consultar las carpetas accesibles para todos los usuarios de la Universidad de Deusto tenemos que clicar en Compartiendo y, posteriormente, en Carpetas en Universidad de Deusto En este espacio podremos acceder a carpetas de otros usuarios clicando en Unir:

Cuando un usuario nos comparte una carpeta, recibimos una invitación vía correo electrónico. En el momento en que la aceptamos, dicha carpeta aparecerá en nuestro menú principal, dentro del apartado Compartiendo:

Al clicar en los tres puntos junto al título, podremos consultar las condiciones de acceso (Configuración de uso compartido) o abandonar la carpeta (Salir de carpeta compartida).

Adicionalmente, dentro de las opciones disponibles para compartir, RefWorks permite crear una URL pública que se puede usar para compartir el contenido de carpetas y subcarpetas con otras personas que no necesariamente tengan cuenta en RefWorks.

Tan solo será necesario clicar sobre la opción Crear URL pública (1) y a continuación seleccionar Copy URL (2) para tener esta dirección disponible.

URL pública en RefWorks

Si se desea eliminar el acceso público a estas carpetas, deberemos seleccionar la opción Eliminar URL.