RefWorks (versión antigua): Organizar y gestionar referencias

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Organizar y gestionar referencias

Para trabajar con las referencias se utiliza la pestaña Referencias".

Desde aquí podemos:

Visualizar referencias:

En las referencias que nos aparecen en la lista podemos realizar las siguientes acciones:

Ordenar por:

Esta sección permite ordenar las referencias que se ven en función del campo que interese: por relevancia, fecha, autor, título, etc.

Cambiar vista:

Esta sección muestra por defecto 3 maneras de ver las referencias de la base de datos: una línea/vista de cita, vista uniforme y vista completa.

Además, ofrece la posibilidad de visionar las referencias según 3 formatos que el usuario prefiera. Para ello:

  • En el menú rojo de la parte superior derecha, seleccionar "Personalizar".
  • Una vez elegidos los formatos, en la sección "Cambiar vista"  de la pestaña "Referencias", las referencias se mostrarán según el formato deseado.
  • Finalmente hacer clic en “Guardar las configuraciones personalizadas”.
  • Se despliega una ventana y en “Opciones de formato bibliográfico para la Vista de las referencias:” desplegar los formatos y seleccionar el que interese.

Mover referencias:

Se pueden mover referencias de 2 formas:

  • Se marcan las referencias que se quieren mover y se pulsa el icono   para que aparezcan las carpetas.
  • Se seleccionan las referencias que se quieran mover y se arrastra “Seleccionado” hasta la carpeta que interese (en la sección "Carpetas" del desplegable que se encuentra a la derecha de la interfaz). Si se quiere mover una página o toda la lista, arrastrar “Página” o “Todo en la lista”.

Borrar referencias:

Sólo se pueden eliminar referencias de la cuenta de RefWorks desde la pestaña "Referencias". Hay que posicionarse sobre la referencia que se quiere eliminar y pulsar el icono . Para borrar varias referencias a la vez, seleccionar las que interese borrar o elegir entre las opciones “Seleccionado”, ”Página”, “Todo en la lista” y pulsar el icono  en el menú.

Las referencias eliminadas se conservan durante 30 días en la sección “Referencias eliminadas” del menú "Ver", por si se quieren recuperar. 

Editar referencias:

Desde RefWorks es posible editar las de dos maneras:

Individualmente

  • Clic sobre el icono  en la parte derecha de cada referencia (cuando esté seleccionado “Una línea/Vista de Cita” pulsar sobre el icono : se abre una ventana emergente donde en la parte inferior derecha hacemos clic sobre "Editar").
  • Se abre la ventana emergente "Editar referencia" en la que aparecen todos los campos, dependiendo del formato que tengamos seleccionado.
  • Podemos modificar campos que contengan datos o añadir texto a los vacíos.
  • Pulsar "Guardar" al acabar de modificar la referencia y después cerramos la ventana.

Editor global

  • RefWorks permite modificar las referencias bibliográficas de forma global: cambiar de una sola vez la información que aparece en las referencias seleccionadas. Para ello se deben elegir los registros o la carpeta en la que se incluyen esas referencias y seleccionar “Editor Global” (icono  dentro de la pestaña "Referencias").
  • Al seleccionar “Editor Global”  se abrirá una ventana en la que se podrá elegir: "Añadir", "Mover", "Borrar" o "Sustituir" información de las referencias bibliográficas que ha seleccionado previamente:
    • Sustituir: sustituir el contenido del campo seleccionado por otro contenido.
    • Borrar: borra el contenido del campo seleccionado.
    • Mover: se puede mover la información que contiene un campo a otro campo.
    • Añadir: se puede añadir información en un campo específico.

Para crear una carpeta, clic sobre Nueva Carpeta, en la parte superior izquierda, debajo del menú de RefWorks. En la ventana que se despliega también se puede "Crear una subcarpeta".

Para organizar las carpetas se utiliza la pestaña "Organizar y compartir carpetas". Dentro de esta pestaña veremos un listado de carpetas (también podemos ver las carpetas en la sección Carpetas del desplegable que se encuentra a la derecha de la interfaz). En este listado aparecen, además de las carpetas y subcarpetas que nosotros creamos, tres carpetas predeterminadas:

  • Referencias que no están en ninguna carpeta:

Cuando se importan referencias a la cuenta de RefWorks y no se clasifican en carpetas, RefWorks automáticamente las coloca en la sección “Referencias que no están en ninguna carpeta”.

  • Última Importación

Las referencias que se importan a RefWorks se almacenan en esta carpeta, a no ser que se indique otra carpeta de destino. Sólo se muestran las últimas importadas. En el caso de referencias importadas con anterioridad y no adjudicadas a ninguna carpeta, RefWorks las saca de la carpeta “última importación” y las deposita en la carpeta “Referencias que no están en ninguna carpeta”.

  • Mi lista

Sólo aparece en la sección Carpetas del desplegable que se encuentra a la derecha de la interfaz.

Es una carpeta provisional: las referencias que se introduzcan desaparecerán de esa carpeta (no de RefWorks) cuando cerremos la sesión.

Dentro de cada una de las carpetas y subcarpetas podremos realizar las siguientes acciones, colocando el cursor del ratón sobre la carpeta o subcarpeta y haciendo clic con el botón derecho del ratón:

  • Crear bibliografía: Crea una bibliografía de las referencias bibliográficas incluidas en la carpeta, en el formato bibliográfico seleccionado.
  • Exportar: Permite exportar las referencias de la carpeta a otros gestores bibliográficos, crear listas,....
  • Crear subcarpeta
  • Renombrar carpeta
  • Desocupar carpeta: cuando se desocupa una carpeta, la carpeta permanece, pero se vacía de referencias. Estas últimas permanecen adjudicadas a otras carpetas si así lo estaban antes y, si no, pasan a la carpeta “Referencias que no están en ninguna carpeta”.
  • Borrar carpeta: Cuando se borra una carpeta, se elimina la carpeta, pero no las referencias. Si las referencias están adjudicadas a más carpetas, permanecen en ellas y, si no lo están, pasan a la carpeta “Referencias que no están en ninguna carpeta”.
  • Buscar duplicados: permite buscar duplicados exactos o casi exactos de las referencias de la carpeta o en todas las referencias de nuestra base de datos.

En RefWorks se pueden adjuntar a las referencias bibliográficas cualquier tipo de archivo (texto, imágenes,...). Para adjuntar un archivo primero debemos tenerlo guardado en nuestro ordenador. Así, si queremos adjuntar el texto completo de una referencia de un artículo de revista, descargamos y guardamos en nuestro ordenador el texto desde la base de datos que nos lo ofrezca.

En RefWorks, lo que tenemos que hacer es adjuntarlo a una referencia bibliográfica. Para ello:

  1. Localizamos la referencia bibliográfica a la que queramos adjuntar el archivo.
  2. Editamos la referencia.
  3. Hacia el final de la ventana de edición encontraremos la opción "Adjuntos"
  4. Hacemos clic en "Seleccionar archivo" y buscamos en nuestro ordenador el archivo que queramos adjuntar.
  5. Hacemos clic en "Guardar"