RefWorks (versión antigua): Compartir referencias

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Compartir referencias

RefShare es el área que RefWorks ofrece a cada institución para poder compartir referencias. A RefShare tendrán acceso todas las personas que tengan una cuenta de RefWorks en la Universidad de Deusto.

Al compartir referencias permitimos que otros usuarios de RefWorks en la Universidad de Deusto vean nuestras referencias bibliográficas.

Sólo se pueden compartir carpetas, subcarpetas o toda la base de datos, nunca referencias sueltas.

Para compartir carpetas ir a la pestaña “Organizar y compartir carpetas” y hacer clic sobre el icono   de la carpeta que queramos compartir o de "Compartir toda la base de datos". Se abre otra ventana con diversas opciones a través de las cuales se pueden dar diversos accesos a las referencias que se van a compartir.

Informac Compart

Nos muestra una url de la carpeta que hemos compartido: a cualquier persona que tenga esta url podrá ver la carpeta compartida, tenga cuenta o no RefWorks, pertenezca o no a la Universidad de Deusto. En el momento que dejemos de compartir la carpeta esta url queda inutilizada.

También podemos poner un “Título” y añadir “Información” que aparecerán cuando se acceda al área compartida de RefWorks.

Opciones compart

Si se marca la casilla “Incluir en el área compartida de Biblioteca Universitaria de Deusto”, se añadirán las referencias para compartir en un espacio web de RefWorks destinado a la Biblioteca Universitaria de Deusto. Una vez marcada la casilla aparecerá debajo un desplegable para elegir la categoría en la que aparecerán las referencias dentro del área compartida.

Limitaciones

Se nos ofrecen distintas opciones para limitar el uso que pueden hacer otras personas de las referencias que hemos compartido.

Opciones de formatos bibliográficos

Permite seleccionar una o más opciones de formato bibliográfico que se podrán utilizar para generar bibliografías o imprimir desde tu carpeta o base de datos compartida.

Campos a compartir

Nos ofrece la opción de elegir los campos de las referencias bibliográficas que queramos que se vean.

 

Después de elegir las opciones que se deseen, hacer clic sobre el botón “Guardar” y cerrar la ventana de opciones de compartir.

Una vez compartida una carpeta aparecerá el icono . Posicionando el cursor del ratón sobre este icono se abre una ventana que permite:

  • Ver url que da acceso a las referencias compartidas.
  • No compartir: la carpeta deja de ser compartida.
  • Opciones de carpeta compartida: se pueden modificar las opciones que se establecieron al compartir la carpeta.
  • Enviar carpeta compartida por correo electrónico: se abre una ventana con una plantilla de correo electrónico para enviar el vínculo (url) a las personas que se desee.

Debajo de la pestaña “Organizar y compartir carpetas”, aparece la opción “Ver área compartida” que permite ver el área compartida para la Biblioteca Universitaria de Deusto.

Existen otras formas de compartir referencias sin utilizar RefShare y que nos permiten otras posibilidades:

Creando un acceso de sólo lectura

  • En la parte superior derecha de la página seleccionar “Actualizar perfil”.
  • Aparece, entre otras, la opción para escribir la “Contraseña de sólo lectura”: se puede modificar cuantas veces se quiera. Asegurarse que esta contraseña no es la misma que la contraseña original que se utiliza para entrar en RefWorks.
  • Con el nombre de usuario y la “contraseña de sólo lectura” otros usuarios podrán: buscar, ver, imprimir, exportar datos y crear bibliografías de toda nuestra base de datos. Nunca podrán modificar las referencias ni añadir nuevas.
  • Cuando un usuario trabaja en modo sólo lectura, en la esquina superior derecha aparece “Sólo lectura”.

 

Creando múltiples cuentas de RefWorks

RefWorks permite crear todas las cuentas que se desee, por lo que es posible crear múltiples cuentas para compartir con diferentes grupos de usuarios.

De esta manera todos los usuarios que dispongan de las claves de esa cuenta tendrán total acceso: añadir, editar, crear bibliografías, citar en un texto compartido por esos mismos usuarios, etc.

Esta forma de compartir es muy útil para grupos de trabajo en el que sus miembros tienen que tener el mismo nivel de acceso a RefWorks.

 

Exportando referencias

Para compartir las referencias se pueden exportar de cualquier cuenta de RefWorks e importarlas en otra cuenta. Pasos a seguir:

Para exportar:

  • Seleccionar la referencias a exportar añadiéndolas a “Mi lista” (si las referencias que se quiere exportar ya están en una carpeta o se quiere exportar la base de datos entera, saltarse este paso).
  • En el menú Referencias seleccionar Exportar.
  • Elegir “Seleccionado”, “Página”, o “Todo en la lista” de la carpeta que se desee exportar. Para elegir una carpeta o “Mi Lista” o “Todas las referencias”, hacer la selección en el menú de la derecha, en la sección carpetas.
  • En el desplegable “Select and Export Format” seleccionar “RefWorks Tagged Format” y clic en “Exportar referencias”.
  • Guardar el archivo con extensión .txt en su ordenador. (Si se abre una página del explorador: copiar todo el contenido a un archivo .txt con el “Bloc de notas” u otra utilidad similar).

 Para importar:

  • En el menú Referencias seleccionar Importar.
  • En el apartado “Desde archivo de texto”, seleccionar “RefWorks Tagget Format” en “Filtro de Importación/Fuente de Datos” y “Tagged Format” en “Base de Datos”.
  • Buscar en el ordenador (en “Examinar” o “Seleccionar archivo”) el archivo .txt que se quiera importar.
  • Al final de la ventana emergente elegir una carpeta a la que importar las referencias. Si no se selecciona una carpeta, las referencias aparecerán sólo en la carpeta “Última Importación”.
  • Clic en “Importar”.
  • Las referencias aparecerán en la carpeta “Última importación” y en la carpeta seleccionada (si se ha seleccionado).