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La organización de las referencias en RefWorks se realiza mediante carpetas. El método para crear una carpeta es el siguiente:
Para incorporar una referencia a una carpeta existente se pueden seguir los pasos explicados en el apartado anterior, pero, en vez de crear carpeta, seleccionar una de las existentes o seleccionar la referencia y arrastrarla con el puntero del ratón hacia la carpeta deseada:
Para eliminar una carpeta, tan solo hay que seleccionarla y después clicar sobre los tres puntos situados en la parte derecha. En ese momento, se abre un menú contextual que nos permite añadir una subcarpeta, buscar duplicados dentro de la carpeta o renombrar, compartir o eliminar una carpeta.
¡Importante! La eliminación de carpetas no afecta a las referencias almacenadas en nuestra cuenta. Si eliminamos una carpeta, las referencias que estaban dentro quedan sin asignar a ninguna otra en la carpeta Todas las referencias.
Las referencias se importan tal y como las Bases de Datos las almacenan. Antes de elaborar una bibliografía, hay que comprobarlas para corregir los posibles errores (p. ej. títulos en mayúsculas, indicaciones sobre el idioma, etc.).
Para editar referencias individualmente en RefWorks, hay que:
A continuación, RefWorks muestra todos los campos de la referencia para que se puedan modificar. Una vez hayamos realizado los cambios oportunos, hay que clicar en "Guardar":
Para editar referencias de manera global en RefWorks, hay que:
RefWorks permite añadir más de un archivo adjunto a cada referencia.
Para ello, tenemos que editar la referencia y clicar sobre "Añadir un adjunto". Esta opción permite que el usuario busque los archivos en su ordenador. Una vez seleccionados y añadidos, para guardar los cambios de la edición, hay que clicar sobre "Guardar".
Si una referencia contiene archivos adjuntos, debajo del título aparece el icono de un documento y, a la derecha, un carrusel con la vista previa de los archivos. RefWorks permite la vista previa de los siguientes formatos: Word, Excel, Power Point, PDF y open office.
Para eliminar una referencia o una carpeta, tan solo hay que seleccionarla y clicar en el icono de la papelera:
La eliminación de carpetas no afecta a las referencias almacenadas en nuestra cuenta. Si eliminamos una carpeta, las referencias que estaban dentro quedan sin asignar a ninguna otra y se almacenan en la carpeta Todos los documentos.
En el caso de la eliminación de referencias individuales, las referencias eliminadas se almacenan en la carpeta Eliminado.
Una vez en la carpeta Eliminado, es posible eliminar todos los documentos en una sola acción (Vaciar papelera) o borrarlos individualmente (Eliminar selección). Esta acción es irreversible.
Si queremos recuperar alguno de estos documentos, tan solo hay que seleccionarlo y arrastrarlo hacia una de las carpetas del menú lateral izquierdo o utilizar el icono correspondiente:
Para buscar referencias en nuestra Base de Datos hay que clicar sobre el icono de la lupa, localizado sobre el listado de referencias:
La búsqueda tiene las siguientes características:
La búsqueda avanzada permite:
RefWorks permite buscar duplicados para depurar la Base de Datos. Para ello, hay que:
situado en la barra de herramientas sobre el listado de referencias
Si RefWorks localiza duplicados, proporciona una lista preseleccionando uno de ellos para facilitar su localización.
¡Importante! Para depurar los duplicados, RefWorks compara los campos de cada una de las referencias mediante un proceso automático. Para evitar errores, asegúrate una a una de que las referencias efectivamente están repetidas.
Es posible asignar etiquetas a una referencia determinada o a un grupo de referencias. Para ello, es necesario seleccionar las referencias que queramos etiquetar y pinchar en el icono de la etiqueta:
El listado completo se despliega desde el menú de la izquierda, clicando sobre Etiquetas. Encima del listado de descriptores tenemos un campo de búsqueda que nos permite realizar una búsqueda rápida en este apartado:
Mediante este complemento podemos vincular nuestra cuenta de RefWorks con una cuenta en Dropbox, lo que nos permite guardar todos los documentos que hemos incorporado a RefWorks en nuestra cuenta de Dropbox de manera sincronizada y acceder a ellos sin necesidad de estar conectados a Internet.
Para conectar ambas cuentas, hay que:
RefWorks permite cambiar el tipo de visualización de las referencias.
Desde la parte inferior derecha de cualquier listado de referencias, podemos elegir entre 3 maneras de ver las referencias:
Vista de tabla
Visualización en filas y columnas
Vista normal
Es el tipo de visualización que sale por defecto
Vista completa
Vista completa del registro
Visualización de citas
Visualización de los registros según el estilo bibliográfico seleccionado
Los usuarios avanzados que pueden estar trabajando en múltiples proyectos de investigación y desean mantener las referencias para cada proyecto separadamente, pueden crear diferentes proyectos en RefWorks:
